Предимствата на ръчна фактура
Ръчното фактуриране ви позволява да увеличите контрола си върху въвеждането на данни, да защитите по-добре привилегированата информация и да избегнете необходимостта да изучавате сложен софтуер. Въпреки че има клопки както с автоматизирани, така и с ръчни опции, малките фирми с по-редки нужди от фактуриране могат да намерят ръчните фактури за най-добрият вариант.
По-добре за малкия бизнес
Счетоводният софтуер е изискан и ефективен, но може да бъде скъп и да не е лесен за ползване. Ако сте малък бизнес, който има много малко фактури за обработка, най-новата система за електронно фактуриране може да създаде повече проблеми, отколкото си струва. Не плащайте за луксозна система, когато можете сами да направите фактуриране ръчно. Ако предпочитате да пропуснете огромното ръководство с инструкции на най-новата програма в полза на правенето на документите сами, тогава ръчните фактури са най-подходящи за вас.
Загуба
Счетоводна софтуерна програма - особено луксозна опция - напълно контролира въведената от вас информация. Това може да му помогне да организира вашите финанси, но това също може да създаде кошмар, ако нещо се обърка с програмата или компютъра ви. Сривът може да унищожи всичките ви записи. По-лесен е достъпът до архивирани записи, ако използвате записи на хартия. Ако използвате ръчния подход, поддържайте хартиени копия организирани по месеци и архивирайте компютърните файлове на твърдия диск. По този начин вашата ценна счетоводна информация ще бъде добре защитена и лесна за достъп.
поверителност
Ръчните фактури не могат да бъдат хакнати. Ако поверителността е проблем и ръчното фактуриране е практичен подход към вашите финанси, тогава се пазете в безопасност, като съхранявате записите си на хартиен носител, а не в популярна - или споделена в облак - софтуерна програма, която може да бъде достъпна от външни страни. Ако използвате онлайн програма за изпращане на фактури, тогава излагате лична информация, която ръчната фактура ще запази в безопасност. Намалете излагането си на кражба с осигурено ръчно фактуриране.
Лесно за поправяне
Въвеждането на данни е мястото, където се появяват по-голямата част от грешките при фактурирането. Ако направите грешка в сложна компютърна програма, може да имате проблеми със завръщането си, за да я поправите. Дори да разберете как да промените данните си, една корекция може да предизвика ефект на вълничка във всичките ви записи, което може да доведе до грешки, объркване и просто загуба на време. Също така опитът за коригиране на запис в счетоводна програма може да причини трудности по време на одит. Корекциите в електронна система могат да оставят следа, която може да изглежда подозрителна. Имате по-голям контрол върху корекциите с ръчна система.
