crayhats.com

Не сте единственият собственик на малък бизнес, който задушава обезпокоително физическо усещане, когато чуете думата „пишете“. Вие сте преговарящ, изследовател, посредник, продавач, решаващ проблеми и главен взимащ решения - сред много други таланти - но „писател“? Не благодаря. Но задръжте този антиацид. Ако трябва да напишете доклад за оценка на дадена организация, трябва да бъдете усърдни, за да знаете, че в процеса има много повече от действителното писане. Всъщност писането е само малка част от микса.

Изяснете първо целта си

Писането винаги е по-лесно, когато имате ясно усещане за цел. Помислете за това: Когато сте заседнали или сте се загубили, обикновено това е така, защото сте изгубили къде отивате или защо.

Поради тези причини отделете малко време, за да планирате оценката си и да изясните:

• Какво очаквате да постигнете или ускорите от оценката? С други думи, защо го правите изобщо? Защо е важно да се предприеме? * Коя е основната аудитория? Банкери? Потенциални инвеститори? Може да бъдете само вие - не малко нещо, ако се опитвате да оцените дадена организация, която да закупите, обедините или създадете партньорство.

• Какви видове информация са ви необходими, за да формулирате оценката си? * От кои източници и хора тази информация ще произхожда?
• Как ще събирате информацията - лични интервюта, наблюдения, въпросници, фокус групи? * Какъв е вашият срок?

Помислете за типа оценка

Друга информация, която може да помогне на оценката ви да се оформи, преди да започнете да пишете, е видът оценка, който искате да формулирате. Най-често се срещат три типа:

• Оценката въз основа на целите, при която бихте определили степента, до която дадена организация изпълнява своите цели и задачи. Оценката, базирана на резултатите, при която се стремите да разкриете дали организацията успява да постигне предварително определени резултати. Оценката, базирана на процеса, в която идеята е да се учи как организацията работи. От повърхността това може да не изглежда най-интересното или убедително от трите подхода. Но представете си как би се променило съдържанието, ако организацията е подложена на обстрел, защото не отговаря на очакванията на клиентите; претърпява морска промяна в основната си посока; или се колебае на състезател.

Следвайте разумен контур

Нито един доклад „не се пише“. Това би било измамно лесно. Но разумен контур ще ви помогне да представите гореспоменатата информация по четлив и убедителен начин:

• Резюме от три до пет страници, където разкривате целта на оценката, както и преглед на вашите методи, констатации и заключения.

• Методи за оценка, което означава обяснение на вашата методология и пълно и честно разкриване на всички ограничения във вашето изследване. Например проблемите с отзоваването може да са проблем за някои интервюирани и трябва да бъдат разкрити изцяло.

• Вашите констатации, които вероятно ще бъдат комбинация от качествена и количествена информация. На този етап е умно да започнете да обмисляте как да представите своите констатации по начин, който да ангажира вашите читатели. (Може да ви помогне да помислите какво ви помага да се наслаждавате на четенето, като например снимки и илюстрации и полезни диаграми и графики.)

• Вашите препоръки, които трябва да бъдат изключително конкретни, практични и реалистични - и подкрепени от разкритите от вас доказателства. * Приложението, място, където „изпращате“ своите читатели, за да се задълбочат в подкрепяща информация, като въпросници, контролни списъци или ръководства за дискусии.

Пишете с визуална енергия

Не мислете за секунда, че вашите читатели очакват „сух“, скучен продукт, само защото думата „доклад“ може да е в заглавието. Цялото писане трябва да бъде ангажиращо, а други указатели трябва да помогнат за оживяването на писането ви:

• Тези визуални помагала, които ще подчертаят ключова информация и, може би, ловко обобщават това, което може да е твърде сложно или тайно, за да се представи само с текст.
• Използването на анекдоти, които помагат да се насочат ключови точки към дома. Читателите обикновено се радват на истории, които илюстрират или украсяват ключови моменти. Подзаглавия, които ще насочват вашите читатели от един важен раздел в друг. (Те ще ви насочат и вие.) Издърпващи кавички - известни също като кавички - които могат да привлекат вниманието към ключови раздели на вашия текст.

Поставете се в обувките на читателите

Разбира се, най-важно е да пишете ясно и кратко, така че да не оставяте съмнение относно значението си. Да имате предвид аудиторията си е важно, въпреки че е невъзможно да знаете всичко, което читателите знаят за вашата тема. В тези случаи грешете от страна на прекаленото обяснение, а не на недостатъчното обяснение, тъй като добре информираните читатели винаги могат да пропуснат информацията, която смятат за излишна.

Отчетът ви може да премине през множество чернови, но се опитайте да го считате за добре изразходвано. Дори професионалните писатели агонизират над думите и абзаците - и намират утеха в антиацид, докато извайват работата си.