crayhats.com

Функционалната и съгласувана политика за обществени поръчки е жизненоважна за подобряване на рентабилността. Въпреки че ясните стандартни оперативни процедури са важни, отнема повече, за да се създаде ефективност. Основната структура на доставчиците е също толкова важна. Приемането на такъв, който е в съответствие с дългосрочните бизнес цели и ежедневните операции, може да помогне на вашата компания да функционира правилно.

Един срещу света

Структурите за обществени поръчки често не се привеждат в съответствие с простите организационни схеми, типични за малкия бизнес. Много собственици започват с това, че правят един-единствен човек, отговорен за покупките на решения и задължения, които може да работят в началото. Въпреки това, един мениджър за покупки може лесно да бъде претоварен без официална структура и контрол. Това е важно да се гарантира, че изкупващата организация придобива по-формална структура с развитието на бизнеса.

Централен контрол

Нарастващите отдели за покупки често се превръщат в централизирана структура, която добавя друг организационен слой, но остава относително равна. Служителите на отдела се отчитат пред ръководителя на закупуването, който от своя страна се отчита пред собственика. Централизирането на процеса на покупка осигурява повече контрол и предоставя възможности за рационализиране. Например, разделянето на задълженията, така че различните служители да отговарят за квалифицирането на доставчиците, възлагането на договори и плащането на фактури, може да намали общите разходи за покупки, като премахне фаворизирането.

Разширяване и децентрализация

Бизнесът, който се разширява още повече, като например на множество места или независими подразделения, може да избере да приеме децентрализирана структура за обществени поръчки. Това позволява на всяко място или подразделение да извърши свои собствени покупки. Това може да създаде ефективност, като премахне процедурните тесни места, които могат да се получат в резултат на управлението на покупките от домашния офис. Въпреки това децентрализираните структури за обществени поръчки имат очевидни недостатъци. Те не споделят системи, знания или ресурси, защото функционират независимо, което води до неравномерни разходи за доставки и отклонения в производителността. Още по-важна е тенденцията независимите отдели за обществени поръчки да подкрепят целите на отделите вместо дългосрочните цели на компанията.

Централна структура

Подходът, ръководен от центъра, съчетава аспекти на централизирани и децентрализирани структури. Той осигурява начин за поддържане на контрол в домашния офис, като същевременно позволява на отделите да работят самостоятелно. Показателите за разходи, съответствие и изпълнение и директиви за най-добри практики произтичат от централата. Ежедневните мита за покупки се оставят на всяко отделение, като се поддържа способността да се реагира бързо на неочаквани промени в търсенето или предлагането. Тази структура може да стандартизира процесите на обществени поръчки, да увеличи ефективността и да намали разходите.