crayhats.com

Управлението на случаите, независимо от вида на случая, предоставя възможност за изоставане, затрупващо производителността. Имате конвейер, в който се въвеждат нови дела, докато текущите дела остават отворени на различни етапи на обработка. Тесните места възникват поради неефективни процедури, лоша координация на задачите, липса на комуникация и кризисни ситуации, които увеличават новите случаи или бавното обработване. Намаляването на изоставането може да бъде еднократно усилие за управление на кризи или план за непрекъснати подобрения в потока на управление на делата.

Оценка и документиране

Трябва да знаете степента на изоставането, преди да започнете да планирате намаляване. Избройте всички открити случаи и важните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се преместят случаите през процеса. Проследявайте открити случаи от датата на откриване през всички изпълнени задачи и избройте съответните дати, когато са налични. След като имате пълен списък и оценка на натрупаните дела, документирайте изоставането в доклад и включете резюме на информацията. Избройте броя на случаите, като общия брой на неразкритите случаи и броя на всеки етап в процеса. Например, може да имате 350 отворени файла за кандидатстване за допускане, някои от които се нуждаят от преписи и препратки, а други, които са в задържан файл и чакат за преглед.

Пречистване и групиране

Прегледайте списъка на откритите дела и определете тези, които могат да бъдат приключени с малко усилия. Погледнете случаи, които не показват активност за продължителни периоди или такива, които включват пропуснати срокове от кандидатите. Вашият преглед може да разкрие дела, които са ефективно приключени, но не са били правилно определени и заведени. Прегледът също може да идентифицира случаи, които имат проблеми с допустимостта, като кандидат, който е твърде млад за разглеждане. Групирайте останалите открити дела според състоянието или следващата очаквана задача. Категориите могат да включват файлове с дела, които очакват подписи за управление, случаи на задържане за проверка на фона или липсваща документация. Групирането на откритите случаи улеснява адресирането на всяка категория поотделно или делегирането на работата на други за бързо разрешаване.

Отстраняване на неизправности

Прегледайте процедурите и процесите за управление на делата, включително препоръчаните срокове от отворен до затворен. Идентифицирайте причината за изоставането или пречките. Може би имате 10 ръководители на дела, които хранят десетки дела на трима близки. Преписките по делата, движещи се през различни звена без надзор или отчетност, могат да доведат до изоставане. Нарастването на престъпността и недостигът на персонал могат да доведат до изоставане в съдебни дела. Натрупването на ипотечни заеми за рефинансиране може да е нормално и да изглежда устойчиво на усилията за намаляване. Разбирането как възниква изоставането ще ви помогне да разработите план за намаляване.

Планиране и изпълнение

Разработете план за намаляване на натрупаните дела въз основа на вашата оценка, отстраняване на неизправности и преглед на текущите политики и процедури. Работете с друг персонал или звена, за да изгладите подробностите. Включете препоръчителен график за управление на делата, задайте цели за обработка на делата и приключване и координирайте наличността на необходимите доставки и материали. Осигурете редовни срещи и комуникация между персонала, който изпълнява задачи по управление на дела. Създайте процес за надзор на управлението на дела, като например формуляр за подписване на персонала на всеки етап от процеса и уведомяване за закриване на дела. Изисквайте редовни доклади за управление на делата, за да се идентифицират изоставанията и да се адресират бързо. Приложете плана за намаляване на изоставането, като уведомите предварително участниците и предоставите писмени копия на плана.