crayhats.com

Има редица формуляри и елементи, които влизат в папката с човешки ресурси на служител. Някои от тези форми се поддържат за правни цели. Други се подават поради фирмени правила и протокол. Мениджърите на човешки ресурси водят и лична документация на служителите през цялата им кариера. Малките компании могат да изберат да сканират всички или част от документите на служителите, за да създадат електронни файлове. По този начин файловете не са толкова податливи на щети от пожар, вода или кражба.

Правни документи

Собствениците на малък бизнес трябва да поддържат определени правни документи за служителите. Един пример е формулярът I-9, който потвърждава, че служителят може законно да работи в САЩ. Компанията може също така да съхранява снимка на шофьорска книжка на служителката и карта за социално осигуряване като допълнителна документация за нейния правен статус. Освен това служителите обикновено са помолени да попълнят формулярите W-4 в деня, в който започнат работата си, които са включени в техните папки с човешки ресурси. Тези формуляри показват броя на личните данъчни освобождавания, за които служителят претендира.

Документи, свързани с работата

Отделите за човешки ресурси също съхраняват автобиографиите и приложенията на служителите в папки. Тези елементи обикновено се подават, когато служителят кандидатства за работа. Компанията поддържа тези записи, в случай че трябва да провери произхода на дадено лице. Друг документ, свързан с работата, съхраняван в папка с човешки ресурси, е длъжностната характеристика на служителя. Това е обобщение на служебните задължения на служителя, които обикновено се разделят на различни функции, като управление на служители, работа с връстници, комуникация и техническо ноу-хау.

Документи, свързани с изпълнението

Прегледите за ефективност са други важни документи, съхранявани в папки с човешки ресурси. Поддържането на записи на оценки или прегледи на работата на служителите може да помогне за защита на бизнеса от съдебни дела. Например, малък бизнес може да бъде изправен пред неправомерно дело за прекратяване от бивш служител. Собственикът на бизнеса може по-добре да докаже, че прекратяването се дължи на ефективност, ако е поддържала копия от оценките за ефективност на служителя. По същия начин в папките могат да се съхраняват записи за дисциплинарни действия или записвания.

Други документи

Работодателите също водят записи или присъствие на служители, награди и медицинска история в папки с човешки ресурси. Записите за посещаемост позволяват на мениджърите да определят дали служителят е превишил болнични или почивни дни. Често компаниите предлагат периодични награди на служителите, които също могат да се съхраняват в архив. Тези награди могат да включват промоции за продажби „служител на месеца“ или специално признание. Обикновено се водят медицински досиета, за да се гарантира спазването на определени закони ADA, който се отнася до Закона за американците с увреждания. Отделът за човешки ресурси може да създаде отделна папка за медицински записи с цел поверителност.